Windows - Faxszolgáltatás a Windows 2000-ben

Komplett faxszolgáltatást lehet a Windows 2000 mindegyik verziójával megvalósítani, ha rendelkezésünkre áll egy faxmodem. Faxokat fogadhatunk és küldhetünk, a kommunikáció történhet másik számítógéppel vagy hagyományos faxkészülékkel. Dokumentumainkat, képeinket, E-mail-jeinket néhány kattintással elküldhetjük. Szükségünk lesz egy faxmodemre, hagyományos adatküldésre használt modemek nem megfelelőek, tudniuk kell a faxokat is kezelni. Manapság már nem kapható olyan modem, amelyik nem tudja mindkettőt. Problémánk akkor adódhat, ha egy régi készülékkel próbálkozunk. A Windows 2000 támogatja az 1-es, 2-es és 2.0-s faxosztályokat. A modem feltelepítése után a Nyomtatók mappában megjelenik egy "Fax" nevű nyomtató. Használata röviden annyi, hogy ha egy programból faxot akarunk küldeni (pl. Word-ből egy dokumentumot el akarunk faxolni), akkor erre az eszközre kell kinyomtatni és az fax formájában elküldésre kerül. Nagy hátránya, hogy ez a "nyomtató" nem osztható meg a hálózaton, így csak egy számítógépről lehet használni. Ha ilyen terveink vannak, telepítenünk kell a Microsoft Exchange Server programcsomagot.
A modem telepítése után a Start > Programok > Kellékek > Kommunikáció > Fax (Start > Programs > Accessories > Communications > Fax) mappában megtalálhatók a kezeléshez szükséges segédprogramok. Van még egy konfigurációs összetevő a Vezérlőpult-on (Control Panel) "Fax" néven. Kezdjük a megvalósítás tárgyalását ezzel az ablakkal.
Nyissuk meg és nézzük meg milyen állítási lehetőségeink vannak:

"Felhasználói információ" ("User Information"):
Minden faxhoz küldhető fedőlap információ a küldő adataival: név, telefonszám, cím, stb. Ezeket az információkat azért szokás megadni, hogy a fogadó minden esetben be tudja azonosítani a küldőt. Az ablakban található mezők kitöltésével (ha nem is mindegyiket) eleget teszünk ezeknek a szabályoknak.

"Fedőlapok" ("Cover Pages"):
A fenti információkon túl már a fax dokumentum mezőjébe további adatokat tehetünk, ezek szintén minden faxon megtalálhatók lesznek (több oldalasnál csak az elsőn). Ide rajzokat, céges emblémákat szoktak elhelyezni. Több lap közül is választhatunk, de kezdetben egyet sem tartalmaz a lista, az "Új" ("New") gombbal készíthetjük el az elsőt. Rákattintás után elindul egy szerkesztő program "Faxfedőlap-szerkesztő" ("Cover Page Editor") néven. Rajzolhatunk, írhatunk tetszés szerint, míg el nem készül a nekünk tetsző fedőlap. Merevlemezen tárolt fedőlap fájlokat a "Hozzáadás" ("Add") gombbal vehetünk fel a listába.

"Állapotfigyelő" ("Status Monitor"):
Az állapotfigyelő egy program, amely akkor aktivizálódik, ha küldés vagy fogadás történik. A viselkedésére és megjelenésére vonatkozó beállításokat szabályozhatjuk ezen az oldalon. Minden automatikusan történik kivéve, ha bekattintjuk a "Kézi válasz engedélyezése az első eszköz számára" ("Enable manual answer for the first device") jelölőnégyzetet. Ilyenkor egy beérkező hívásnál a rendszer feltesz egy kérdést, hogy akarjuk-e fogadni a hívást - igennel vagy nemmel válaszolhatunk.

"Speciális beállítások" ("Advanced Options"):
Három nyomógombot találunk itt, az első a Start > Programok > Kellékek > Kommunikáció > Fax > Faxszolgáltatás-kezelő (Start > Programs > Accessories > Communications > Fax > Fax Service Management) MMC konzolt nyitja meg. Erre később még visszatérünk.
A második a Súgót (Help) indítja el.
A harmadikra szenteljünk fokozottabb figyelmet. Ezzel lehet a nyomtatók mappába felvenni a "Fax" nevű nyomtatót. Előfordulhat, hogy letöröljük és később szükségünk lesz rá, hiába van a nyomtatók között a helye, mint nyomtatót nem lehet hozzáadni. Jegyezzük meg, hogy ebben az esetben ezt a gombot kell használnunk.

Térjünk át a Start menüben megtalálható többi programra:

Faxszolgáltatás-kezelő (Fax Service Management):

Kattintsunk az "Eszközök" ("Devices") elemre és az ablak jobb oldalán megjelennek a rendszerben használható faxmodemek. Ebből következik, hogy nem csak eggyel dolgozhatunk. Több esetén megadható a "Küldési prioritás" ("Send Priority"), annak eldöntésére, hogy melyik készülék hajtsa végre először a küldést. Alapesetben fogadásra nincsenek a készülékek beállítva, ezért kattintsunk a jobb oldali egérgombbal arra a modemre, amelyikkel fogadni akarunk (ha csak egy van értelemszerűen erre) és válasszuk a "Tulajdonságok" ("Properties") menüpontot. Megjelenik egy ablak, ahol kattintsuk be a "Fogadás engedélyezése" ("Enable receive") jelölőnégyzetet. Két csengetés után fogja felvenni a telefont, ha ez nem megfelelő, akkor változtassuk meg a "Csöngések száma válasz előtt" ("Rings before answer") mezőben.
Minden fogadott faxot a rendszer egy minden felhasználó számára elérhető mappában tárol (All Users profil). Ugyanezen ablak "Fogadott faxok" ("Received Faxes") oldalának "Mentés ebbe a mappába" ("Save in folder") mezőjébe beírva egy másik elérési utat, megváltoztatható az alapértelmezés.

Finomíthatjuk a fax rendszerünk beállításait a "Faxszolgáltatások a helyi számítógépen" ("Fax Service on Local Computer") konzolgyökérre és a Művelet > Tulajdonságok (Action > Properties) menüpontjára kattintva. Sikertelen hívási kísérlet után (pl. foglalt volt a vonal) az "Ismételt kísérletek jellemzői" ("Retry Characteristics") csoportban szabályozható a faxok további sorsa. A lap alján található "Kedvezményes díjszabás kezdete" ("Discount period starts") egy időintervallumot takar, amikor olcsóbbak a távközlési költségek. Ez szép, de mire használható? Minden fax küldés alkalmával beállítható, hogy mikor történjen a tényleges elküldés, ha kedvezményes időszakban, akkor a rendszer vár az itt beállított idő kezdetéig.

A naplózási információk a rendszer eseménynaplójának "Alkalmazásnapló"-jában ("Application Log") jelennek meg "Fax service" forrás alatt (Vezérlőpult > Felügyeleti eszközök > Eseménynapló (Control Panel > Administrative Tools > Event Viewer)).

Fax várakozási sor (Fax Queue):

Úgy néz ki, mint a nyomtatók várakozási sora. Az el nem küldött faxokat tartalmazza. Amíg ebben a listában szerepelnek, bármikor megakadályozható az elküldésük a Dokumentum > Felfüggesztés (Document > Pause) menüponttal.

Faxok (My Faxes):

Megnyílnak a fogadott, küldött faxokat és fedőlapokat tartalmazó mappák. Alapértelmezésben ez a fent említett "All Users" profil egyik almappája. Minden fax fájlként van tárolva, szerkeszthető, törölhető, stb.

Fedőlapfax küldése (Send Cover Page Fax):

Ha nem egy külső alkalmazásból végezzük a küldést, tehát nem az adott dokumentumot vagy képet "nyomtatjuk" ki a faxra, akkor ezen varázsló segítségével lehet gyorsan elkészíteni és küldeni egyet. Nézzük sorra a megjelenő oldalakat:

"Címzett és tárcsázási információk" ("Recipient and Dialing Information"):
Egy faxot több helyre is el lehet küldeni. Két kötelezően kitöltendő mező van: "Címzett" ("To") - egy név akinek küldünk és "Faxszám" ("Fax number") - a célállomás telefonszáma. Ha csak egy helyre küldünk, akkor ezen adatok megadása után kattintsunk a "Tovább" ("Next") gombra. Több személynek való küldéshez a mezők kitöltése után kattintsunk a "Hozzáadás" ("Add") gombra - ekkor az ablak alján lévő listában megjelennek ezek az adatok - majd következhetnek a további címzettek. A listából az "Eltávolítás" ("Remove") gombbal lehet kivenni egyesével a címzetteket, ha meggondoljuk magunkat és mégsem akarjuk az adott személynek is elküldeni a faxot.

"A fedőlap előkészítése" ("Preparing the Cover Page"):
A "Fedőlapsablon" ("Cover page template") legördülő menüben választhatunk az előre elkészített fedőlapok közül. "A fax tárgy" ("Subject line") és "Megjegyzés" ("Note") mezők közül legalább az egyiket ki kell tölteni. Ide írhatjuk a fax tartalmát.

"Átvitel ütemezése" ("Scheduling Transmission"):
Elküldhető a fax: "Most" ("Now"), "Kedvezményes időszakban" ("When discount rates apply"), "Megadott időben, 24 órán belül" ("Specific time in the next 24 hours") a megfelelő rádiógomb kiválasztásával. Minden faxhoz adható egy számlázási kód ez a fax eseménynaplóban jelenik meg és segítségével kiszámolható a költsége, hogy ki mennyit faxolt.

Ezzel befejeződött a varázsló ténykedése. Innen a fax várakozási sorába helyezi át a rendszer a dokumentumokat és beállításainknak megfelelően küldésre kerülnek.