Windows - A Word automatikus javítási, kiegészítési és szótár listáinak mentése, helyreállítása

A felhasználók számára adott a lehetőség, hogy a Microsoft Word számos beállítását megváltoztassák, személyre szabják. Probléma akkor keletkezik, ha másik számítógépet kapnak, újra kell telepíteni a rendszert vagy megsérül néhány idetartozó fájl. Ekkor elvesznek a beállítások és lehet mindent elölről kezdeni. A legnagyobb munkát valószínűleg a különböző listák (automatikus javítás, autokiegészítés, saját szótár) újra írása jelenti - kivéve, ha az alábbiak szerint készítünk róluk egy biztonsági másolatot.
Példáinkat a magyar Word 2000-en mutatjuk be, de hasonló elven a többi Office verzió Word-je esetében is el lehet járni.
Automatikus javítás
Az automatikus javítás során az előre megadott hibás szavak cserélődnek ki szöveggépelés közben. A hibásnak minősülő és a helyes szavakat is meg kell adni, amiket a rendszer egy táblázatban tárol, hatékony ellenszert biztosítva a gyakori elgépelések és tévesztések ellen. A táblázat a Word feltelepítése után már tartalmaz jó néhány szópárt, de mi magunk is vehetünk fel újakat. Gond nyilván nem a gyári készlettel van, hanem az általunk összegyűjtött listával. Sokan használják ezt a lehetőséget gyakran használt szavak rövidítésére. Például a titkárnőnek rendszeresen le kell írni a "Kovács és Ellensége Kft" nevet. Felveszi az automatikus javítási listába a "KE" betűket helytelen kifejezésnek és a cégnevet helyesnek. Minden alkalommal, amikor begépeli a "KE"-t a Word automatikusan lecseréli a megadott cégnévre. Az ily módon összeállított lista ölthet olyan méreteket, hogy komoly, időigényes feladat legyen az ismételt összeállítása. Szerkesztése az Eszközök > Automatikus javítás menü által megnyitott ablak "AutoJavítás" oldalán lehetséges. Először be kell kapcsolni a "Beírt szöveg változtatása" jelölőnégyzetet (alapértelmezésben be van kapcsolva), majd a "Hibás" és "Jó" mezők kitöltése után a "Felvesz" gombbal bővíthető a lista. A táblázat személyre szabott, tehát minden felhasználó számára külön lista áll rendelkezésre. Ebből egyenesen következik, hogy a felhasználói profilokban (Documents and Settings mappa) tárolódik. Mielőtt megkeresnénk be kell állítani a rejtett fájlok megjelenítését: aktivizáljuk a Vezérlőpult > (Megjelenés és témák) > Mappa beállításai > Nézet > Rejtett fájlok és mappák megjelenítése (Control Panel > (Appearance and Themes) > Folder Options > View > Show hidden files and folders ) rádiógombját. Tallózzuk el a Windows Intézővel a következő helyre:
\Document and Settings\(felhasználónév)\Application Data\Microsoft\Office\
A mappában található MSOxxxx.ACL fájlokban tárolja a Word a lista elemeit. Erre utal az ACL kiterjesztés is (ACL = Auto Complete List). Az "xxxx" helyén számokat találunk, de verziótól függően különbözőket. Mentsük a kérdéses állományokat rendszeres időközönként és ha szükséges másoljuk vissza őket ugyanide. Annak sincs akadálya, hogy kollégánknak átadjuk őket, egyszerűen másoljuk az ő felhasználói profiljába.
Automatikus kiegészítés
Szintén az Eszközök > Automatikus javítás menüvel érhető el, de a megjelenő ablak "Szövegtár" oldalán. Funkciója hasonló, mint az automatikus javításnak. Azzal a különbséggel, hogy gépelés közben bukkannak fel a beírt betűk alapján javasolt szavak. Például felvesszük a listába a "Rendszergazda" szót és amikor elkezdjük ezt a szövegen belül gépelni, akkor a Word megjeleníti a teljes szót, amit az ENTER-el elfogadhatunk és nem kell befejezni a gépelést.
A lista a szövegsablonokban tárolódik. Az alapértelmezett szövegsablon NORMAL.DOT néven szerepel a rendszerben, de használhatunk másikat is. A beállítás ablak alján található "Helye" felirat melletti legördülő menüben lehet kijelölni a tárolási helyet. Szintén felhasználónként másik NORMAL.DOT-al dolgozik a Word, így ismét a felhasználói profilban kell keresnünk a megoldást. Tallózzunk el a következő helyre:

\Document and Settings\(felhasználónév)\Application Data\Microsoft\Sablonok\
Mentsük el a mappa tartalmát és szükség esetén ugyanide töltsük vissza. Angol Office-ban "Sablonok" helyett "Templates" mappát keressünk.
Saját szótár
A Word egyik leghasznosabb funkciója a beépített helyesírás ellenőrző. Ismer nagyon sok szót és szabályt, de nem mindent és hibásnak jelöli az egyedi neveket is (pl.: cégnevek). Van viszont egy kellemes tulajdonsága, ami ellensúlyozza a hiányosságokat, mégpedig az, hogy tanítható. Vigyük az egeret a pirossal aláhúzott, hibásnak ítélt szó fölé és kattintsunk rá a jobboldali egérgombbal a felbukkanó menüben pedig a "Hozzáadás" sorra. Ekkor a Word megjegyzi az adott szót és ezután már helyesnek fogadja el. A fenti két listához hasonlóan több éves munka, több száz vagy több ezer általunk hozzáadott szó veszhet el, ha nem mentjük. Helyesírás ellenőrzőnk a hozzáadott szavakat a CUSTOM.DIC nevű szövegfájlban tárolja az alábbi mappában:
\Document and Settings\(felhasználónév)\Application Data\Microsoft\Proof\