Windows - Exchange nyilvános mappák használata - kiszolgáló oldal

Public Folders 1. rész

A nyilvános mappák (Public Folders) jelentik az Exchange kiszolgáló faliújságját, amit mindenki igénybe vehet és üzenhet másoknak, küldhet fájlokat, dokumentumokat vagy folytathat írásbeli kommunikációt. Kétrészes cikksorozatunk első részében a kiszolgáló oldali konfigurálás lépéseit mutatjuk be, jövő héten pedig a kliens alkalmazások lehetőségeit tárgyaljuk.
Mire használhatók a nyilvános mappák?
A nyilvános mappákban is tárolhatók E-mail üzenetek, ugyanúgy mint a postafiókokban, csak itt minden jogosult hozzáférhet és elolvashatja őket. Az üzeneteknek lehet feladója, tárgya, tartalma, fájlmelléklete, fontossági beállítása. Címzettje a nyilvános mappa és nem egy konkrét személy. Felfoghatjuk úgy is, mint egy faliújságot, ahova mindenki feltűzheti a maga kis cetlijét, a többiek pedig elolvashatják azokat. Egy faliújságnál azért annyival több, hogy mellékelten - a maximális tárhasználat erejéig - bármilyen állomány is elhelyezhető, ezenkívül a felhasználók is hozhatnak létre új mappákat.

Alapértelmezett beállítások
Indítsuk el a System Manager felügyeleti konzolt és tallózzunk el a Servers > (kiszolgálónév) > First Storage Group > Public Folder Store tárolóba. Kattintsunk a jobboldali egérgombbal a "Public Folders" objektumra, majd a "Tulajdonságok" ("Properties") menüre. Itt találjuk a nyilvános mappák alapértelmezett beállításait (lásd lent).
Mappák létrehozása
Exchange 5.5 szerveren is voltak nyilvános mappák, de a kiszolgálón nem, csak az Outlook kliensen lehetett létrehozni őket. Exchange 2000 Server-en a kiszolgálón és a kliensen egyaránt létrehozhatók új mappák. Tallózzunk el a System Manager konzol, Folders > Public Folders tárolójába és kattintsunk a jobboldali egérgombbal az Új > Public Folder (New > Public Folder) menüre. Négy oldalból álló tulajdonságlap jelenik meg. Nézzük a beállítási lehetőségeket:
Az első, "General" oldalon adjunk nevet a mappának (pl.: Próba mappa1). Nem kötelező, de sokszor hasznos a "Public folder description" mező kitöltése. A "Path" mező tartalma létrehozás után töltődik ki és a tároló csoport (Storage Group) nevét fogja tartalmazni. Az alsó jelölőnégyzet bekapcsolásával (alapértelmezés) elérhetjük, hogy felhasználónként tárolódjon, hogy melyik levél olvasott vagy olvasatlan.
A következő oldal neve: "Replication". Ha több Exchange 2000 szerver is található a hálózatban és működik a fájlreplikációs szolgáltatás, akkor az "Add" gombbal felvehetjük annak a kiszolgálónak a nevét, melyre a nyilvános mappa adatai átkerülnek, mintegy biztonsági másolatként.
A "Limits" oldalon korlátozásokat írhatunk elő a mappa tárolására vonatkozóan. Magyarázatra talán a "Deletion settings" és az "Age limits" szekciók szolgálnak. Előbbi azt határozza meg, hogy a bejegyzések törlésük után ennyi napig visszaállíthatók, utóbbi pedig, hogy ennyi napig tárolódnak az üzenetek mielőtt törlésre kerülnek. Ha nem változtatunk a beállításokon az alapértelmezett beállítások érvényesek.
Végül a "Details" oldalon néhány információhoz juthatunk a létrehozás és utolsó módosítás dátumáról, illetve a rendszergazda írhat egy hosszabb megjegyzést az "Administrative note" mezőbe.
Mappabeállítások konfigurálása
Kattintsunk a mappára a jobboldali egérgombbal és lépjünk a "Tulajdonságok" ("Properties") menüre. Megjelenik egy ablak, de ez nem ugyanaz, mint a létrehozás tulajdonság ablaka.
A "General" oldalon találjuk az első különbséget az "Address list name" szekcióban. A nyilvános mappa szerepelhet saját nevén a címlistákban (alapértelmezés) vagy megadhatunk egy másik nevet.
Az "Exchange General" oldalon további méretkorlátozásokat lehet felállítani: a kimenő üzenetekét, illetve a "Delivery Options" gombbal delegálható a mappára vonatkozó felügyeleti jogkör más felhasználók számára.
Alapértelmezésben egy nyilvános mappa nem jelenik meg a címlistákban. Ezen változtathatunk az "Exchange Advanced" oldalon lévő "Hide from Exchange address lists" jelölőnégyzet kikapcsolásával. A "Simple display name" mezőben megadott szöveg egyenlő a címlistában megjelenő névvel. Rendelkezésünkre áll még egy nyomógomb is ezen az oldalon "Custom Attributes" néven. Tartalma megegyezik a felhasználói postafiókok ugyanilyen bejegyzéseivel: kereső alkalmazásokban megadva a saját attribútum tulajdonságát könnyebben megtalálhatunk egyes objektumokat.
Az eddigi beállítások nagyrészt magától értetődőek voltak, nem így a "Permissions" oldalon, ahol három gomb segítségével lehet a mappára vonatkozó jogosultságokat szabályozni. Kattintsunk a "Client permissions" gombra, megjelenik egy beállító ablak. A listában szereplő felhasználók kapnak hozzáférési jogokat. Egy szabály: új tagokat az "Add" gombbal lehet felvenni, de csak a címjegyzékből válogatva. Tehát kizárólag a Windows 2000 E-mail fiókkal rendelkező felhasználói, kapcsolattartói vagy csoportjai számára lehet beállítani a hozzáférési jogosultságokat. Ha rendszergazdaként vagyunk bejelentkezve a mappa tulajdonosai (owner) mi leszünk, akkor is, ha nem vagyunk Exchange felhasználók!!! Exchange 5.5-ben csak kliens alkalmazásokból lehetett a nyilvános mappákat létrehozni, ami nyilván nem a legjobb módja a rendszeradminisztrációnak. Szakítva ezzel a hagyománnyal az Exchange 2000 a rendszergazda számára megadja a lehetőséget és itt kicsit sérül a fenti szabály.
A "Roles" legördülő menüben lehet a kiválasztott felhasználóhoz szerepkört rendelni. Tulajdonképpen a menü tartalmával és azok jelentésével nem kell foglalkozni, mert az alatta lévő jelölőnégyzeteken és rádiógombokon látszik, hogy melyikhez milyen jogok tartoznak. Egyetlen jogot emelnénk ki a "Folder contact"-ot: amely felhasználóhoz hozzá van rendelve az értesítést kap a mappa rendellenes állapotáról (pl.: elfogyott a rendelkezésre álló tárkapacitás). Alapértelmezésben a rendszergazda birtokolja a lehetőséget.
Találunk a felhasználói listában egy "Alapértelmezett" ("Default") bejegyzést, mely a valóságban az összes Exchange felhasználót jelenti.
Az "Ismeretlen" ("Anonymous") bejegyzés pedig az Exchange postafiókkal nem rendelkező felhasználókat jelenti, akik Interneten keresztül az IUSR_gépnév fiókkal érték el a kiszolgálót.
Térjünk vissza a mappa tulajdonságablakához. A "Directory rights" gombbal a mappának, mint Active Directory objektumnak a hozzáférési jogosultságait módosíthatjuk. Az "Administrative rights" gombbal pedig a mappa tulajdonságainak, beállításainak a hozzáférési jogosultságát lehet szabályozni.
A következő részben a nyilvános mappák Outlook-ból történő kezeléséről és használatáról írunk.

Public Folders cikksorozat

Exchange nyilvános mappák használata - kiszolgáló oldal - Public Folders 1. rész

Exchange nyilvános mappák használata - kliens oldal - Public Folders 2. rész