Windows - Exchange nyilvános mappák használata - kliens oldal

Public Folders 2. rész

Az előző részben a nyilvános mappák (Public folders) kiszolgáló oldali konfigurálásáról és kezeléséről írtunk, ma megnézzük milyen lehetőségeket biztosít a Microsoft Outlook: hogy lehet mappákat létrehozni, tulajdonságaikat szerkeszteni? Milyen feltételeknek kell teljesülni, hogy az Outlook egyáltalán képes legyen erre? Hogy lehet üzeneteket küldeni, fogadni, fájlmellékleteket csatolni, stb.?
Alapvető feltételek
A nyilvános mappák kliensoldali kezelésének eszköze a Microsoft Outlook, mely az Office csomag része. Legtöbben csak elektronikus levelezésre konfigurálva használják, de így nem áll rendelkezésre minden szükséges funkció. Ahhoz, hogy tudjuk használni a nyilvános mappákat a Microsoft Outlook-ot Exchange használatra készen kell indítani (lásd a kapcsolódó cikkeket).
Mi a helyzet az Outlook Express-el? Mivel csak levelezésre alkalmas, a nyilvános mappák használatát nem támogatja.
Nyilvános mappák megjelenítése
Kattintsunk sorrendben a következő helyekre: Outlook Mappák > Az Outlook Mappák testreszabása > Mappa kiválasztása. A megjelenő ablakban aktivizáljuk a "Nyilvános mappák" jelölőnégyzetet, majd a "Módosítások mentése" menüvel zárjuk a beállító ablakot. A Nézet > Mappalista menüvel megjeleníthetjük a levelezéssel és az Exchange-el kapcsolatos összes mappát.

Kibontva a faszerkezetet láthatunk mindent, amit az Exchange-ben létrehoztunk.

Kedvencek használata
A "Minden nyilvános mappa" bejegyzés felett látható egy ilyen: "Kedvencek". Ha megnézzük az Exchange-t nem találjuk. Vajon akkor hogy került ide? Tulajdonképpen nem igazi nyilvános mappáról van szó, hanem az Outlook által helyileg generált tárolóról, melybe "igazi" mappákra mutató parancsikonokat készíthetünk. Akkor vehetjük hasznát, ha olyan sok nyilvános mappa van, hogy nem tekinthető át és nem is használjuk mindegyiket. Ekkor egyszerűen a lényegesebbeket húzzuk át az egérrel a kedvencek közé és a jövőben nem kell keresgélni.
Új mappák létrehozása, tulajdonságok szerkesztése
Kattintsunk valamelyik mappára a jobboldali egérgombbal, majd az "Új mappa" menüre.
Adjunk meg egy nevet, ekkor még módosíthatjuk a helyét, végül kattintsunk az "OK" gombra. A törlés, átnevezés, áthelyezés, másolás ugyanígy a jobboldali egérgomb menüivel lehetséges. Nézzük meg a legalsó, "Adatlap" nevű menüpontot. Néhány általános beállítás mellett ismerős oldallal találkozunk az "Engedélyek" fülre kattintás után. Ugyanúgy lehet az Outlook-ból állítani a hozzáférési jogosultságokat, mint tettük azt az Exchange szerveren.

Üzenetek küldése/fogadása
Kattintsunk arra a mappára, melybe az üzenetet küldeni akarjuk. A Fájl > Új > Közlemény e mappába menüvel vagy ha a jobboldali egérgombbal az ablak jobb felén kattintunk egy üres helyre, majd az "Új közlemény e mappába" menüvel kezdhetünk bele egy új levél megírásába. Gyakorlatilag ugyanaz, mint egy E-mail írása csak nincs címzett. Helyette a "Közlés helye" felirat jelenik meg, utána pedig a nyilvános mappa neve, ahová az üzenet továbbítódni fog. A Beszúrás > Fájl menüvel mellékletet csatolhatunk hozzá, elhelyezhetünk képeket, az üzenet forrásának formátuma lehet HTML, szöveg vagy rich text. Szintén az E-mail-ekkel megegyezően a "Küldés" gombbal tudjuk az Exchange kiszolgálóra juttatni. Ha nem vagyunk állandó kapcsolatban a kiszolgálóval a "Küldés/fogadás" gombbal kezdeményezhetjük a mappák tartalmának frissítését és a postázásra váró üzeneteink továbbítását.

Public Folders cikksorozat

Exchange nyilvános mappák használata - kiszolgáló oldal - Public Folders 1. rész

Exchange nyilvános mappák használata - kliens oldal - Public Folders 2. rész